Prieš keičiant personalo ir darbo laiko apskaitos programą, verta išsiaiškinti, kaip bus perkelti istoriniai duomenys, kas atsako už jų teisingumą, kaip programa atitinka Lietuvos teisės aktų reikalavimus, kaip saugomi asmens duomenys, ar darbuotojai turės prieigą prie savo informacijos ir kas nutiks, jei sutartį nuspręsite nutraukti. Šie klausimai dažnai lieka neužduoti, nes pokalbis sukasi apie funkcijas ir kainą.
Kodėl perėjimas yra ne techninis, o administracinis sprendimas
Personalo duomenys yra vieni jautriausių įmonėje. Juose yra darbo sutarčių sąlygos, atlyginimai, asmens kodai, nedarbingumo informacija, kartais ir duomenys apie darbuotojų šeimas. Pagal BDAR įmonė yra šių duomenų valdytoja, o programos tiekėjas dažniausiai veikia kaip duomenų tvarkytojas. Tai reiškia, kad atsakomybė už duomenis lieka įmonei, net jei jie saugomi tiekėjo serveriuose.
Be to, personalo apskaita yra glaudžiai susijusi su teisės aktais. Darbo laiko apskaita, atostogų skaičiavimas, pranešimai Sodrai ir mokesčių deklaracijos turi atitikti galiojančius reikalavimus, kurie keičiasi beveik kasmet.
Septyni klausimai
1. Kaip bus perkelti istoriniai duomenys? Darbuotojų sąrašas, sutarčių sąlygos, atostogų likučiai, darbo užmokesčio istorija. Paklauskite, kas atlieka perkėlimą, kokiu formatu reikia pateikti duomenis ir per kiek laiko tai užtrunka. Kai kurie tiekėjai turi įrankius duomenims importuoti iš kitų programų.
2. Kas tikrina perkeltų duomenų teisingumą? Perkėlimas gali būti techniškai sėkmingas, bet atostogų likučiai vis tiek neteisingi. Susitarkite, kaip bus atliekamas palyginimas ir kas jį patvirtins.
3. Kaip programa atnaujinama keičiantis teisės aktams? Mokesčių tarifai, minimalus darbo užmokestis, pranešimų formos. Paklauskite, kas ir kada atnaujina programą ir ar tai įeina į kainą.
4. Kur ir kaip saugomi duomenys? Ar duomenų centrai yra ES, kas turi prieigą, kaip daromos atsarginės kopijos. Paprašykite duomenų tvarkymo sutarties pagal BDAR.
5. Ar darbuotojai matys savo informaciją? Darbuotojo savitarnos galimybė, kai žmogus pats mato savo atostogų likučius ir atlyginimo lapelius, sumažina klausimų buhalterijai skaičių.
6. Kaip programa susijusi su buhalterija? Jei darbo užmokesčio duomenis reikia rankiniu būdu perkelti į buhalterinę programą, dalis perėjimo naudos prarandama.
7. Kas nutinka nutraukus sutartį? Ar galėsite eksportuoti visus duomenis, kokiu formatu ir per kiek laiko. Šis klausimas užduodamas rečiausiai, nors jis svarbiausias ilgalaikėje perspektyvoje.
Kaip vertinti atsakymus
Geras atsakymas yra konkretus. „Duomenis perkelsime iš jūsų pateikto failo per dvi savaites, o jūs patikrinsite atostogų likučius prieš paleidimą“ yra aiškus atsakymas. „Viskas bus sklandu“ yra pažadas, kuris nieko nepasako. Taip pat verta atkreipti dėmesį, ar tiekėjas pats klausia apie jūsų įmonės specifiką: darbo režimus, padalinius, darbuotojų skaičių. Tai rodo, kad jis supranta, jog personalo apskaita kiekvienoje įmonėje šiek tiek kitokia.
Pravartu paklausti ir apie mokymus. Kiek laiko užtruks išmokyti buhalterę ir vadovus? Ar yra mokomoji medžiaga, ar galima kreiptis su klausimais pirmaisiais mėnesiais? Perėjimas nesibaigia paleidimo diena.
Paklauskite ir apie aptarnavimą: kaip greitai atsakoma į klausimus, ar yra telefono linija, ar tik el. paštas, kokiu laiku galima kreiptis. Mėnesio pabaigoje, kai skaičiuojamas darbo užmokestis, greitas atsakymas gali būti lemiamas.
Kada geriausia pereiti
Patogiausias laikas yra metų pradžia, kai uždaryti praėję metai ir pateiktos metinės deklaracijos. Tada nereikia skaidyti metų tarp dviejų programų. Jei tai neįmanoma, rinkitės mėnesio pradžią ir planuokite, kad bent vieną mėnesį abi programos veiktų lygiagrečiai.
Lygiagretus laikotarpis atrodo kaip papildomas darbas, bet jis leidžia palyginti rezultatus. Jei darbo užmokestis abiejose programose sutampa, galima ramiai pereiti. Jei ne, skirtumą reikia išsiaiškinti prieš išjungiant senąją.
Prieš pradėdami sutvarkykite duomenis senojoje programoje. Suderinkite atostogų likučius, patikrinkite, ar visų darbuotojų sutarčių sąlygos aktualios, ištrinkite dublikatus. Perkeliant netvarkingus duomenis, netvarka tiesiog persikelia į naują vietą, tik ten ją rasti dar sunkiau.
Paskirkite vieną atsakingą žmogų, kuris turės tam laiko. Perėjimas turi turėti šeimininką, kuris bendrauja su tiekėju, tikrina rezultatus ir priima sprendimus.
Informuokite darbuotojus. Jei keisis prašymų teikimo tvarka ar atsiras savitarna, žmonėms reikia tai paaiškinti. Trumpa instrukcija ir galimybė užduoti klausimus pirmąją savaitę sumažina nerimą ir klaidų skaičių.
Jei įmonė turi kelis padalinius ar skirtingas darbuotojų grupes, perėjimą verta išbandyti pirmiausia su viena grupe. Taip klaidos pastebimos mažesniu mastu, o likusiems darbuotojams pereinama jau su patikrintais nustatymais.
Kai klausimai užduoti
Gauti atsakymai leidžia palyginti tiekėjus ne tik pagal kainą, bet ir pagal riziką. Kai, pavyzdžiui, FINVALDA ar kitas tiekėjas pateikia aiškius atsakymus į visus septynis klausimus, sprendimą priimti lengviau. Jei kurie nors atsakymai neaiškūs, verta jų paprašyti raštu prieš pasirašant, nes vėliau derėtis bus sunkiau. Teisingai parinkta personalo valdymo sistema turėtų ne tik palengvinti kasdienį darbą, bet ir leisti jums bet kada išsinešti savo duomenis.